外注先や仕入先に業務や商品を依頼するとき、「発注書」と「注文書」のどちらを使えばいいのか、そもそも発注書に何を書けば良いのか迷うことは多いはずです。書き方や項目が曖昧なまま送ってしまうと、納期や金額の認識がずれてトラブルになったり、下請法違反を指摘されたりするリスクもあります。
発注書とは、商品の購入や業務の委託を依頼する際に、発注者が受注者へ交付する書類です。品目・数量・金額・納期などの取引条件を明記することで、口頭やメールだけでは残らない「言った・言わない」のトラブルを防ぎます。
この記事では、発注書の役割と必要項目、注文書との違い、書き方のポイント、そのままコピーして使えるテンプレート、送付方法、法律で定められた保存期間までまとめて解説します。
目次
- 発注書とは？役割と目的
- 発注書に記載すべき必須項目
- 発注書と注文書の違い
- 発注書の書き方【作成のポイント】
- コピーして使える発注書テンプレート
- 発注書の送付方法
- 発注書の保存期間・保存方法
- よくある質問（FAQ）
- まとめ
発注書とは？役割と目的
発注書は、発注者（依頼する側）が受注者（依頼される側）に対して、購入したい商品や委託したい業務の内容を明示して渡す書類です。主な役割は次の3つです。
- 取引条件の明確化：品目・数量・金額・納期などを書面に残し、発注者と受注者の認識をそろえる
- トラブル防止の証拠：「言った・言わない」の水掛け論を防ぎ、金額や納期をめぐる紛争を予防する
- 社内の発注記録・経理処理の根拠：発注履歴の管理や、支払い時の証憑書類として利用する
発注書自体に法律上の発行義務はありませんが、資本金や取引内容が下請法（下請代金支払遅延等防止法）の対象となる取引では、発注者に「3条書面」の交付が義務付けられており、記載すべき事項も細かく定められています。継続的に外部へ業務委託する場合は、下請法の対象になるかどうかも確認しておくと安心です。継続的な外注取引を管理する仕組み全体は、外注管理の方法を完全解説や外注管理とは｜進捗・品質・納期・外注先選定まで全体像を完全解説で詳しく解説しています。
発注書に記載すべき必須項目
発注書に決まった書式はありませんが、次の項目を漏れなく記載することでトラブルを防ぎやすくなります。
| 項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 発注日 | 発注書を発行した日付 |
| 発注番号 | 社内管理用の通し番号（後から検索・照合しやすくする） |
| 発注者情報 | 会社名・部署名・担当者名・連絡先 |
| 受注者情報 | 取引先の会社名・担当者名・宛先 |
| 件名 | 「〇〇制作業務」「△△部品購入」など発注内容の概要 |
| 品目・仕様 | 商品名・型番、業務委託の場合は作業範囲や仕様の詳細 |
| 数量 | 発注する個数、または業務量（本数・時間数など） |
| 単価・金額 | 税抜金額と消費税額、合計金額（税込） |
| 消費税率・インボイス登録番号 | 軽減税率対象の有無、適格請求書発行事業者の登録番号 |
| 納期 | 納品・作業完了の期限 |
| 納品場所・納品方法 | 納品先住所、データ納品かどうかなど |
| 支払条件 | 支払期日、締め日、支払方法（振込等） |
| 有効期限 | 発注内容が確定・失効する期限 |
| 検収条件 | 検収基準・検収期間（受入検査の合否判断方法） |
特に「消費税率」「支払条件」「検収条件」は、後から金額や納品物の合否をめぐるトラブルに直結しやすい項目です。検収の基準や進め方をあらかじめ合意しておく方法は、外注管理の方法の受入検査・品質チェックの項目もあわせて参考にしてください。
発注書と注文書の違い
結論から言うと、発注書と注文書に法律上の明確な違いはなく、記載すべき項目もほぼ同じです。どちらも発注者が受注者に取引条件を伝えるための書類で、企業や業界によって呼び方が異なっているだけと考えて問題ありません。
ただし、実務上は次のような使い分けがされる場合があります。
| 観点 | 発注書 | 注文書 |
|---|---|---|
| 使われやすい場面 | 業務委託・サービス依頼（制作、開発、コンサルティングなど） | 物品・商品の購入（部材、消耗品、既製品など） |
| ニュアンス | 「作業・仕事を発注する」という業務委託寄りの表現 | 「商品を注文する」という売買寄りの表現 |
| 法的な扱い | 下請法上は同じ「発注書面（3条書面）」として扱われる | 同上 |
| 必要項目 | ほぼ同じ（品目・数量・金額・納期など） | ほぼ同じ（品目・数量・金額・納期など） |
社内でどちらの名称を使うか迷った場合は、既存の会計システムや取引先が使っている書式に合わせるのが実務的です。呼び方よりも、必須項目に漏れがないかを優先して確認しましょう。
発注書の書き方【作成のポイント】
- 件名と品目・仕様を具体的に書く：「一式」のような曖昧な表現は避け、作業範囲や仕様を明確にする。たとえば「Webサイト制作一式」ではなく「トップページ・下層ページ5ページのコーディング（レスポンシブ対応）」のように、範囲が伝わる粒度で書く
- 金額は税抜・税込・消費税額を分けて記載する：インボイス制度に対応する場合は、取引先の登録番号も確認する
- 納期・納品場所・納品方法を明記する：データ納品かどうか、締め日との関係も確認しておく
- 検収条件を事前に合意する：何をもって「完了」とするかを発注時点ですり合わせておく
- 発注番号を振り、履歴を管理できるようにする：後から見積書・請求書と突き合わせやすくなる
- テンプレートで統一し、抜け漏れを防ぐ：案件ごとに書式がバラバラだと確認漏れが起きやすい
コピーして使える発注書テンプレート
下記はそのままコピーして自社の発注書として使えるひな形です。表計算ソフトやWordに貼り付けて、項目を埋めてご利用ください。
| 発注書 | |
|---|---|
| 発注番号 | （例：PO-2026-001） |
| 発注日 | （例：2026年7月17日） |
| 発注者 | 会社名／部署名／担当者名／連絡先 |
| 受注者（送付先） | 会社名／担当者名／宛先 |
| 件名 | （例：〇〇制作業務の発注について） |
| 品目・仕様 | （具体的な作業範囲・仕様を記載） |
| 数量 | （個数・本数・時間数など） |
| 単価 | （税抜金額） |
| 金額（税抜） | （単価×数量） |
| 消費税額 | （税率・インボイス登録番号） |
| 合計金額（税込） | （税抜金額＋消費税額） |
| 納期 | （例：2026年8月31日） |
| 納品場所・方法 | （住所、またはデータ納品の場合は納品方法） |
| 支払条件 | （例：月末締め翌月末振込） |
| 検収条件 | （検収基準・検収期間） |
| 有効期限 | （本発注内容が有効な期限） |
| 備考 | （特記事項があれば記載） |
継続的に外注する取引先が増えてきた場合は、発注書だけでなく業務委託契約書もあわせて整備しておくと、支払条件や契約解除の条件まで一括で取り決められます。契約書の必須項目や記載例は外注契約書の書き方【2026年最新版】で解説しています。
発注書の送付方法
発注書の送付方法に法律上の決まりはなく、次のような方法から取引先とのやり取りに合わせて選べます。
- メール送付（PDF添付）：もっとも一般的な方法。捺印が必要な場合は電子印鑑や事前の書面合意で代替できる
- 郵送：紙の発注書に押印して郵送する従来型の方法。控えを手元に残しておく
- 受発注システム・EDI：取引先とシステム上でやり取りする方法。発注履歴の管理がしやすい
- クラウド契約・電子契約サービス：電子署名やタイムスタンプを付与でき、改ざん防止と保存の両方に対応しやすい
下請法の対象取引では、発注書面（3条書面）を電磁的方法（メールやシステム経由）で送る場合、事前に受注者から承諾を得る必要がある点に注意してください。
発注書の保存期間・保存方法
発注書は税法上の帳簿書類として、一定期間の保存が義務付けられています。
| 事業者区分 | 保存期間 | 根拠・補足 |
|---|---|---|
| 法人 | 7年間 | 事業年度の確定申告期限の翌日から起算。欠損金が生じた事業年度は10年間 |
| 個人事業主（所得税） | 5年間 | 所得税法上の保存義務期間 |
| 個人事業主（消費税課税事業者） | 7年間 | 消費税の仕入税額控除の適用を受けるための証憑として必要 |
紙で受け取った発注書は紙のまま、またはスキャナ保存の要件を満たせば電子化して保存できます。一方、メール添付やクラウドサービス経由など電子データとして授受した発注書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存することが義務付けられています（2024年1月〜）。保存の際は「日付」「金額」「取引先」で検索できる状態にしておく必要がある点にも注意してください。
よくある質問（FAQ）
Q. 発注書は必ず発行しなければいけませんか？
A. 一般の取引では法律上の発行義務はありませんが、下請法の対象取引では発注者に3条書面の交付が義務付けられています。対象かどうか不明な場合は、資本金の区分と取引内容を確認しておきましょう。
Q. 発注書と注文書、どちらを使えばいいですか？
A. 法律上の違いはないため、どちらを使っても問題ありません。業務委託には「発注書」、物品購入には「注文書」を使う企業が多い傾向ですが、取引先や社内の会計システムに合わせて統一するのが実務的です。
Q. 発注書に印鑑は必要ですか？
A. 法律上、押印は必須ではありません。ただし、社内規定や取引先との慣習で押印を求められる場合もあります。電子契約サービスを使えば、電子署名やタイムスタンプで押印に代えることもできます。
Q. 発注書と見積書、請求書はどう違いますか？
A. 見積書は受注者が発行する「金額提示」の書類、発注書は発注者が発行する「依頼の確定」を示す書類、請求書は受注者が発行する「支払いを求める」書類です。一般的な流れは、見積書→発注書→（納品・検収）→請求書の順になります。
Q. 発注書はどのくらいの期間保存すればいいですか？
A. 法人は7年間（欠損金がある事業年度は10年間）、個人事業主は5年間（消費税課税事業者は7年間）の保存が必要です。電子データで受け取った発注書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存する必要があります。
まとめ
発注書は、取引条件を明確にしてトラブルを防ぐための重要な書類です。ポイントを振り返ります。
- 発注書とは、発注者が受注者へ渡す取引条件の確認書類。下請法対象取引では発行義務がある
- 必須項目は品目・数量・金額・納期・支払条件・検収条件など、抜け漏れなく記載する
- 注文書との違いは実質なく、業務委託には発注書、物品購入には注文書と使い分けられる程度
- テンプレートを統一して使うことで、案件ごとの確認漏れを防げる
- 保存期間は法人7年（欠損金がある場合10年）、個人事業主5〜7年。電子データは電子帳簿保存法に従って保存する
発注書の整備とあわせて、契約書の締結や検収の基準づくりまで進めておくと、外注先とのトラブルをより確実に防げます。
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